ALGEMENE VOORWAARDEN

Verkoop • personalisatie • retour • evenementen

Versie 1.0  |  6 augustus 2026  |  Belgisch recht

Pitoe – van idee tot design

Gebruiksversie voor website, offertes, bestellingen en on-site personalisatie.

PRAKTISCH  Pitoe is gevestigd op een privé-adres en heeft geen fysieke winkel. Vermeld daarom duidelijk “enkel op afspraak – geen vrij toegankelijke winkel” en publiceer geen openingsuren die de indruk van een winkelpand geven.

BELANGRIJK  Deze tekst is zorgvuldig opgesteld op basis van de Belgische consumentenregels die op 6 augustus 2026 publiek beschikbaar waren..

De bepalingen worden toegepast met eerbiediging van dwingend recht. Wanneer een clausule strijdig zou zijn met dwingend consumentenrecht, blijft dat wettelijke recht gelden en wordt enkel de betrokken clausule buiten toepassing gelaten.

bedrijfsgegevens

Handelsnaam: Pitoe

Rechtsvorm: Eenmanszaak

Ondernemingsnummer / btw: BE 1010.653.589

Vestigingsadres: Maes en Boereboomplein 3 bus 71, 8301 Knokke-Heist, België

Bezoek: Enkel op afspraak – geen fysieke of vrij toegankelijke winkel

E-mail: pitoe.inc@outlook.be

Telefoon: +32 468 43 10 20

Website: https://pitoe.shop

DEEL I — Algemene verkoop- en dienstvoorwaarden

1. Identiteit, definities en toepasselijkheid

1.1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op aanbiedingen, verkopen en diensten van Pitoe, waaronder ontwerp, digitalisatie, borduren, bedrukken, textielpersonalisatie, levering van producten en opdrachten op locatie.

1.2. “Klant” is iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die een bestelling of opdracht plaatst. Een “consument” handelt hoofdzakelijk buiten zijn beroepsactiviteit. Een “professionele klant” handelt voor beroepsdoeleinden. “Eventorganisator” is de klant die Pitoe boekt voor een beurs, winkelactie, pop-up, festival, bedrijfsactiviteit of ander evenement.

1.3. De voorwaarden worden vóór het sluiten van de overeenkomst beschikbaar gesteld via pdf of een rechtstreeks toegankelijke link. De overeenkomst en aanvaarding kunnen elektronisch worden bewezen. Wanneer de klant, na ontvangst van de voorwaarden, een offerte, bestelling, personalisatie, afspraak voor uitvoering of productiestart via sms, e-mail, berichtendienst of website uitdrukkelijk bevestigt — bijvoorbeeld met “akkoord”, “bevestigd”, “doe maar” of een gelijkwaardige ondubbelzinnige boodschap — aanvaardt hij deze voorwaarden. Het louter ontvangen van de voorwaarden of het louter vragen naar beschikbare momenten geldt niet als aanvaarding.

1.4. Voor online bestellingen wordt de klant pas gebonden nadat hij het afzonderlijke, niet-vooraf aangevinkte akkoordvak heeft geactiveerd en de bestelknop met betalingsverplichting heeft gebruikt. Pitoe bewaart de toepasselijke versie en bezorgt de bevestiging op een duurzame drager, bijvoorbeeld per e-mail.

1.5. Een afwijking geldt alleen wanneer Pitoe die uitdrukkelijk en schriftelijk aanvaardt. Bij tegenstrijdigheid primeert de individuele offerte of opdrachtbevestiging, daarna de aanvullende eventvoorwaarden en vervolgens deze algemene voorwaarden.

1.6. Dwingende wettelijke rechten van consumenten blijven altijd gelden. Voor professionele klanten gelden daarnaast de Belgische regels inzake onrechtmatige B2B-bedingen.

2. Offertes, bestellingen en ontwerpgoedkeuring

2.1. Tenzij anders vermeld, is een offerte 14 kalenderdagen geldig. Prijsramingen op basis van onvolledige informatie zijn indicatief. De overeenkomst ontstaat zodra de klant de offerte of bestelling schriftelijk bevestigt, online afrekent of Pitoe met de uitvoering laat starten.

2.2. De klant controleert vóór bevestiging alle gegevens: tekst, spelling, maten, plaatsing, aantallen, kleuren, materiaal en leverdatum. De klant is verantwoordelijk voor fouten die hij in een goedkeuringsproef redelijkerwijs kon zien, zoals een verkeerd gespelde naam of verkeerd gekozen plaatsing. Een digitale proef is een benadering; beeldschermkleuren, textielstructuur en productietechniek kunnen het eindresultaat beïnvloeden.

2.3. Bij een ontwerp- of logo-opdracht zijn drie gebundelde correctierondes inbegrepen na de eerste ontwerpvoorstelling, tenzij de offerte uitdrukkelijk iets anders vermeldt. Eén correctieronde is één door de klant samengevoegde feedbacklijst waarop Pitoe één nieuwe versie maakt. Ongebruikte rondes zijn niet terugbetaalbaar of overdraagbaar.

2.4. Vanaf de vierde correctieronde, of bij een wezenlijke wijziging van briefing, stijl, doelgroep, naam, concept of reeds goedgekeurde richting, mag Pitoe bijkomende ontwerpuren aanrekenen. Het tarief en de raming worden vóór de extra werkzaamheden meegedeeld en uitgevoerd na akkoord. Correcties die nodig zijn door een fout van Pitoe tellen niet mee als betalende ronde.

2.5. Na schriftelijke goedkeuring van een proef zijn wijzigingen alleen mogelijk als de productie nog niet is gestart. Extra ontwerp-, digitalisatie-, materiaal- of productiekosten worden vooraf meegedeeld. Pitoe voert geen wijziging met meerprijs uit zonder akkoord van de klant.

2.6. Pitoe mag een opdracht weigeren die technisch onveilig, discriminerend, haatdragend, onwettig of vermoedelijk in strijd met rechten van derden is. In dat geval betaalt Pitoe niet-verbruikte bedragen terug; reeds uitgevoerde, rechtmatig factureerbare prestaties en specifiek aangekochte materialen blijven verschuldigd.

2A. Aanlevering van logo’s, teksten en drukbestanden

2A.1. De klant levert vóór de afgesproken deadline het definitieve bestand, de correcte tekst en alle nodige kleur-, maat- en plaatsingsinformatie aan. Voor logo’s en illustraties hebben vectorbestanden (zoals PDF, SVG, EPS of AI) de voorkeur. Voor rasterbeelden wordt bij voorkeur een transparante PNG van minimaal 300 dpi op het werkelijke afdrukformaat aangeleverd.

2A.2. Bestanden moeten scherp, volledig, niet-gecomprimeerd en vrij van screenshots, watermerken, zichtbare pixels, ongewenste achtergronden of ontbrekende lettertypes zijn. De klant controleert zelf of tekst is omgezet naar lettercontouren of levert het gebruikte lettertype/licentie aan wanneer dat nodig is.

2A.3. Pitoe controleert aangeleverde bestanden op redelijke technische bruikbaarheid, maar is niet verplicht verborgen fouten, verkeerd gelinkte beelden, spellingsfouten, foutieve kleurcodes of licentieproblemen op te sporen. Wanneer een zichtbaar kwaliteitsrisico wordt ontdekt, waarschuwt Pitoe de klant en kan zij een herwerking of vectorisatie aanbieden tegen vooraf meegedeelde meerprijs.

2A.4. Als de klant na zo’n waarschuwing uitdrukkelijk vraagt om met een onvoldoende of ongeschikt bestand verder te gaan, is Pitoe niet aansprakelijk voor korreligheid, rafelige randen, kleurafwijkingen, ontbrekende details of andere gebreken die rechtstreeks en voorzienbaar uit dat bronbestand voortvloeien. Pitoe blijft verantwoordelijk voor fouten in haar eigen productieproces.

2A.5. Wanneer de klant Pitoe vraagt een aangeleverd bestand technisch te corrigeren, digitaliseren of opnieuw te tekenen, kan dit als afzonderlijke ontwerpdienst worden aangerekend. De klant ontvangt vóór uitvoering de prijs of berekeningswijze.

3. Prijzen, voorschotten en betaling

3.1. Alle aan consumenten meegedeelde prijzen zijn inclusief toepasselijke belastingen. Leverings-, spoed-, ontwerp-, digitalisatie-, verplaatsings- en eventkosten worden vóór bevestiging afzonderlijk vermeld wanneer ze niet in de prijs inbegrepen zijn.

3.2. Pitoe kan voor maatwerk en events een redelijk voorschot vragen, zoals vermeld in de offerte. De productie- of reservatietermijn begint pas na ontvangst van het gevraagde voorschot, de nodige materialen en de definitieve goedkeuring.

3.3. Facturen zijn betaalbaar op de vervaldag die erop staat. Betwisting gebeurt gemotiveerd en schriftelijk binnen een redelijke termijn na ontvangst, zonder dat onbetwiste bedragen worden opgeschort.

3.4. Bij betalingsachterstand van een consument verstuurt Pitoe eerst een gratis herinnering. Na de wettelijk vereiste wachttermijn van minstens 14 kalenderdagen kunnen alleen de wettelijk toegelaten verwijlinterest en de volgende maximale forfaitaire vergoeding worden aangerekend:

• • € 20 wanneer het openstaande saldo maximaal € 150 bedraagt;

• • € 30 plus 10% van de schijf tussen € 150,01 en € 500;

• • € 65 plus 5% van de schijf boven € 500, met een totaal maximum van € 2.000.

3.5. Voor professionele klanten gelden bij laattijdige betaling, na ingebrekestelling, de interesten en redelijke invorderingsvergoeding zoals bepaald in de offerte en de toepasselijke Belgische wetgeving. Een dubbele of kennelijk onevenredige vergoeding wordt niet gevorderd.

4. Uitvoering, levertijd en technische toleranties

4.1. Vermelde productie- en levertermijnen zijn te goeder trouw geraamd. Een datum is alleen bindend wanneer ze uitdrukkelijk schriftelijk als essentieel is bevestigd. Pitoe verwittigt de klant zo snel mogelijk bij voorzienbare vertraging.

4.2. Borduren en bedrukken zijn ambachtelijke en materiaalafhankelijke processen. Kleine verschillen in kleur, draadglans, positie, afmeting en steek- of drukbeeld kunnen voorkomen. Een afwijking is geen gebrek wanneer het resultaat binnen een redelijke vaktechnische tolerantie blijft en de overeengekomen functie en uitstraling behoudt.

4.3. Bij grotere oplagen kan Pitoe een productiestaal of teststuk aanbevelen. Wanneer de klant een aanbevolen test weigert, blijft Pitoe verantwoordelijk voor haar eigen professionele uitvoering, maar niet voor afwijkingen die uitsluitend voortvloeien uit een onbekende materiaaleigenschap die met de geweigerde test redelijkerwijs zichtbaar zou zijn geworden.

4.4. De klant volgt altijd zowel het kledinglabel als de specifieke instructies van Pitoe; de strengste/lager toegelaten temperatuur primeert. Voor DTF-bedrukking geldt, tenzij schriftelijk anders vermeld: minstens 24 uur wachten vóór de eerste wasbeurt, binnenstebuiten wassen op maximaal 30 °C met mild wasmiddel, geen bleekmiddel of wasverzachter, niet chemisch reinigen, niet in de droogkast, aan de lucht drogen en nooit rechtstreeks op de print strijken (alleen binnenstebuiten op lage temperatuur).

4.5. Voor borduurwerk geldt aanvullend: was binnenstebuiten volgens het kledinglabel, trek niet aan losse draden en knip geen steken of onderdraad door. Neem bij een loskomende draad eerst contact op met Pitoe.

4.6. Loskomende, gebarsten, verkleurde, gekrompen of vervormde bedrukking of borduring door niet-naleving van deze instructies, te hoge warmte, droogkast, bleekmiddel, wasverzachter, agressieve chemicaliën, schuren of verkeerd strijken is geen productiefout. Wanneer de klant de onderhoudsinstructies wél volgde en er toch abnormaal snel een probleem ontstaat, onderzoekt Pitoe dit onder de wettelijke garantie.

5. Door de klant aangeleverde artikelen

5.1. De klant verklaart bevoegd te zijn om het artikel te laten personaliseren en geeft Pitoe toestemming om erop te borduren, bedrukken, persen, opspannen en de andere overeengekomen productiestappen uit te voeren.

5.2. Aangeleverde artikelen moeten schoon, droog, leeg en geschikt zijn voor de gekozen techniek. De klant meldt vooraf bekende kwetsbaarheid, coatings, waterdichting, hittegevoeligheid, eerdere herstellingen, verborgen zakken, membranen of emotionele/uitzonderlijke waarde.

5.3. Pitoe behandelt aangeleverde artikelen zorgvuldig. Pitoe is niet aansprakelijk voor schade die uitsluitend ontstaat door een vooraf bestaand gebrek, onjuiste productinformatie, verborgen materiaalzwakte of een eigenschap die ondanks normale professionele controle niet herkenbaar was.

5.4. Indien een aangeleverd artikel door een bewezen fout van Pitoe wordt beschadigd, zoeken partijen eerst naar herstel of een gelijkwaardig praktisch alternatief. Wanneer dat niet mogelijk is, wordt de aantoonbare actuele vervangingswaarde vergoed. Deze bepaling beperkt geen aansprakelijkheid die volgens dwingend recht niet mag worden uitgesloten of beperkt.

6. Levering, afhaling en risico

6.1. De leveringswijze, kosten en het leveradres worden vóór bevestiging afgesproken. Bij consumenten blijft het risico van verlies of beschadiging bij Pitoe tot de klant of een door hem aangewezen derde het product ontvangt, behalve wanneer de consument zelf een niet door Pitoe voorgestelde vervoerder kiest.

6.2. De klant controleert bij ontvangst zichtbare transportschade en meldt die zo snel mogelijk met duidelijke foto’s. Een laattijdige melding doet geen afbreuk aan dwingende garantierechten, maar kan het bewijs bemoeilijken.

6.3. Afhaalbestellingen worden gedurende 60 dagen na de tweede afhaaluitnodiging bewaard. Pitoe stuurt vóór eventuele verdere maatregelen nog een laatste redelijke waarschuwing. Noodzakelijke opslag- of verzendkosten kunnen alleen na voorafgaande informatie en binnen de wet worden aangerekend.

7. Herroepingsrecht, retour en annulering

7.1. Een consument die op afstand een niet-gepersonaliseerd standaardproduct koopt, beschikt in principe over 14 kalenderdagen vanaf de dag na ontvangst om zonder reden te herroepen. Na melding heeft de consument nog 14 dagen om het product terug te sturen. De rechtstreekse retourkosten zijn voor de consument, tenzij Pitoe vooraf anders meedeelt.

7.2. Het wettelijke herroepingsrecht geldt niet voor goederen die volgens specificaties van de klant zijn vervaardigd of duidelijk voor een specifieke persoon bestemd zijn, zoals kleding met een gekozen naam, logo, tekst, maatwerkontwerp of unieke personalisatie. Zulke artikelen worden niet teruggenomen of omgeruild wegens smaak, maatkeuze, spijt of een fout in door de klant goedgekeurde gegevens. Pitoe meldt deze uitzondering vóór de bestelling.

7.3. Voor een zuivere dienst die de consument op afstand bestelt en die tijdens de herroepingstermijn moet starten, vraagt Pitoe vooraf het uitdrukkelijke verzoek om meteen te beginnen. Bij volledige uitvoering verliest de consument het herroepingsrecht nadat hij dit vooraf heeft erkend. Bij herroeping na gedeeltelijke uitvoering is een evenredig bedrag voor de reeds geleverde prestatie verschuldigd.

7.4. Bij een aankoop die uitsluitend op de gewone bedrijfsruimte wordt gesloten, bestaat zonder defect geen automatisch wettelijk retourrecht. Pitoe heeft geen vrij toegankelijke fysieke winkel en ontvangt enkel op afspraak. Een overeenkomst die op afstand of buiten de gebruikelijke bedrijfsruimte wordt gesloten — bijvoorbeeld in bepaalde eventsituaties — kan wel onder het wettelijke herroepingsrecht vallen, behalve wanneer een wettelijke uitzondering geldt, zoals voor duidelijk gepersonaliseerde goederen of een correct aangevangen/voltooide dienst.

7.5. De uitsluiting van herroeping voor maatwerk verhindert nooit een klacht over een productiefout, transportschade, verkeerd geleverd product, afwijking van de goedgekeurde proef of ander wettelijk conformiteitsgebrek. “Gepersonaliseerd” betekent dus niet “zonder garantie”.

7.6. Annulering van een nog niet gestarte maatwerkorder kan in overleg. Reeds uitgevoerde ontwerpprestaties, digitalisatie en specifiek bestelde of onomkeerbaar bewerkte materialen worden aangerekend voor zover dit redelijk, aantoonbaar en vooraf voorzien is.

8. Wettelijke garantie en klachten

8.1. Voor nieuwe consumptiegoederen geldt de wettelijke conformiteitsgarantie van twee jaar. Deze garantie kan niet contractueel worden verminderd. Voor diensten en door de klant aangeleverde artikelen gelden de toepasselijke contractuele en wettelijke aansprakelijkheidsregels.

8.2. De klant meldt een probleem zo snel mogelijk via pitoe.inc@outlook.be en voegt het ordernummer, een omschrijving en duidelijke foto’s toe. Pitoe beoordeelt het product en biedt, afhankelijk van wat wettelijk passend en mogelijk is, herstel, vervanging, prijsvermindering of terugbetaling.

8.3. Een normale technische tolerantie, gebruiksslijtage of schade door verkeerd onderhoud is geen conformiteitsgebrek. Bij twijfel motiveert Pitoe haar beoordeling transparant.

9. Intellectuele eigendom en aangeleverde ontwerpen

9.1. De klant mag alleen teksten, foto’s, illustraties, logo’s, personages, merken en andere bestanden aanleveren die hij zelf heeft gemaakt of waarvoor hij voldoende toestemming of licentie bezit om ze te laten reproduceren op het gekozen aantal producten en voor het beoogde gebruik.

9.2. Het feit dat een afbeelding online vindbaar is, dat ze met AI is gemaakt of dat ze voor “persoonlijk gebruik” wordt gevraagd, bewijst niet dat ze vrij van auteurs-, merk-, model- of portretrechten is. Pitoe mag bewijs van toestemming vragen en mag een opdracht weigeren bij redelijke twijfel.

9.3. De klant is verantwoordelijk voor zijn inhoud en verstrekte rechten. Hij vrijwaart Pitoe voor rechtstreeks aantoonbare aanspraken van derden die het gevolg zijn van onjuiste informatie of een door hem aangeleverde inbreuk, voor zover wettelijk toegestaan en voor zover Pitoe zelf geen fout beging. Pitoe brengt de klant tijdig op de hoogte van een aanspraak en werkt redelijk mee aan de verdediging.

9.4. Originele ontwerpen, illustraties, proefbestanden, borduurprogramma’s en productiemethodes die Pitoe maakt, blijven beschermd. De klant ontvangt enkel de gebruiksrechten of overdracht die uitdrukkelijk in de offerte of licentie zijn vermeld. Machinale borduurbestanden en bronbestanden zijn niet automatisch inbegrepen in de productprijs.

9.5. Pitoe publiceert een ontwerp, merk of vertrouwelijke opdracht van een klant niet als portfolio of reclame zonder afzonderlijke toestemming wanneer die publicatie de klant of zijn merk herkenbaar maakt.

10. Aansprakelijkheid en overmacht

10.1. Pitoe is aansprakelijk voor directe, aantoonbare schade die door haar contractuele fout is veroorzaakt. Pitoe is niet aansprakelijk voor indirecte bedrijfsschade, winstderving of gevolgschade bij professionele klanten, behalve wanneer uitsluiting wettelijk verboden is of bij opzet of zware fout.

10.2. Adviezen over maat, plaatsing, kleur en techniek zijn professioneel maar blijven mede gebaseerd op informatie en keuzes van de klant. Pitoe blijft verantwoordelijk voor correcte uitvoering van wat definitief is afgesproken.

10.3. Bij overmacht — zoals ernstige machine-uitval ondanks normaal onderhoud, stroompanne, brand, ongeval, plotse ziekte, overheidsmaatregel, transportstoring of onbeschikbaarheid buiten redelijke controle — worden verplichtingen opgeschort zolang uitvoering redelijkerwijs onmogelijk is. Pitoe verwittigt de klant en stelt een redelijke nieuwe datum of terugbetaling van het niet-uitgevoerde deel voor. Reeds geleverde prestaties blijven verschuldigd.

11. Persoonsgegevens en foto’s

11.1. Pitoe verwerkt contact-, bestel-, betaal- en ontwerpgegevens voor offertes, uitvoering, klantenservice, boekhouding, wettelijke verplichtingen en, wanneer geldig toegestaan, marketing. Meer details horen in een afzonderlijke privacyverklaring op de website.

11.2. Technische foto’s van een artikel mogen intern worden gemaakt wanneer dat noodzakelijk is voor de uitvoering of het behandelen van een klacht. Openbare publicatie van herkenbare personen of klantmerken voor marketing gebeurt alleen met een passende rechtsgrond en duidelijke voorafgaande informatie.

11.3. Toestemming voor herkenbare foto’s is vrij, specifiek en afzonderlijk. Weigeren heeft geen invloed op deelname of service. Toestemming kan voor toekomstig gebruik worden ingetrokken via pitoe.inc@outlook.be; reeds rechtmatig gedrukte materialen kunnen niet altijd worden teruggehaald.

12. Klachten, bemiddeling en toepasselijk recht

12.1. Pitoe probeert klachten eerst rechtstreeks en redelijk op te lossen. Contact: pitoe.inc@outlook.be, met vermelding van order, datum en gewenste oplossing.

12.2. Vindt een consument geen oplossing, dan kan hij zich wenden tot de Consumentenombudsdienst, Koning Albert II-laan 8 bus 1, 1000 Brussel, contact@consumentenombudsdienst.be, https://consumentenombudsdienst.be.

12.3. Op de overeenkomst is Belgisch recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de rechtbank die volgens de wettelijke bevoegdheidsregels bevoegd is. Deze bepaling ontneemt een consument niet het recht om zich tot een andere wettelijk bevoegde rechter te wenden.

12.4. Indien een bepaling geheel of gedeeltelijk ongeldig is, blijven de andere bepalingen gelden. Partijen vervangen de ongeldige bepaling, voor zover mogelijk, door een geldige regeling die het oorspronkelijke economische doel benadert zonder dwingend recht te schenden.

DEEL II — Aanvullende voorwaarden voor evenementen

TOEPASSING  Dit deel geldt wanneer Pitoe live of op locatie borduurt, bedrukt, personaliseert, demonstreert of verkoopt, bijvoorbeeld in een pop-upwinkel zoals Colorush.

13. Boeking en rolverdeling

13.1. De eventopdracht is definitief na schriftelijke bevestiging van datum, locatie, uren, techniek, inbegrepen aantal personalisaties, prijs, verplaatsing, materiaal, stroomvoorziening en eventuele voorschotfactuur.

13.2. De eventorganisator is verantwoordelijk voor de organisatie van het evenement, publieksbeheer, toegangsrechten tot de locatie en correcte communicatie aan deelnemers. Pitoe is verantwoordelijk voor haar eigen stand, materiaal en overeengekomen personalisatiedienst.

13.3. De organisator bezorgt vooraf correcte informatie over verwachte bezoekersaantallen, toegankelijkheid, laad- en lostijden, parkeren, lift/trappen, geluids- of veiligheidsregels en contactpersoon ter plaatse.

14. Werkplek, veiligheid en voorzieningen

14.1. Tenzij anders afgesproken voorziet de organisator een droge, stabiele, voldoende verlichte en veilige werkzone, een stevige tafel, stoelen, beveiligde opslag en een geaard stopcontact binnen praktisch bereik met voldoende vermogen. Kabels en publiekszones moeten veilig kunnen worden ingericht.

14.2. Alleen Pitoe bedient de machine en betreedt de afgeschermde werkzone. Kinderen en deelnemers blijven buiten het bereik van naalden, bewegende onderdelen, persen, kabels en warme oppervlakken.

14.3. Pitoe mag de uitvoering tijdelijk stilleggen wanneer veiligheid, stroomkwaliteit, weersomstandigheden, agressie, gebrek aan ruimte of instructies van de locatie dit redelijkerwijs vereisen. Partijen zoeken eerst een praktische oplossing.

15. Capaciteit, wachtrij en einde event

15.1. Live personalisatie is tijdsgebonden. Het aantal haalbare stuks hangt af van ontwerp, stekenaantal, wissels, materiaal en wachtrij. Een bezoekersprognose is geen garantie dat iedere aanwezige vóór het einde wordt geholpen, tenzij een minimumcapaciteit uitdrukkelijk schriftelijk is gegarandeerd.

15.2. Pitoe mag een inschrijflijst, tijdsloten, maximaal aantal stuks per persoon of sluiting van de wachtrij invoeren om het event veilig en tijdig af te ronden.

15.3. Verlenging is alleen mogelijk wanneer Pitoe, locatie en organisator instemmen. Extra tijd en bijkomende materialen worden aan het vooraf afgesproken uurtarief of, bij gebrek daaraan, aan een vóór verlenging meegedeeld tarief aangerekend.

16. Meegebrachte artikelen en toestemming tot bewerking

16.1. Door vrijwillig een artikel aan Pitoe af te geven, een ontwerp en plaatsing te kiezen en de zichtbare eventvoorwaarden te aanvaarden, geeft de deelnemer toestemming om het artikel met de gekozen techniek te personaliseren. Pitoe toont vóór de start waar mogelijk de gekozen plaatsing.

16.2. De deelnemer bevestigt eigenaar te zijn of toestemming van de eigenaar te hebben en meldt bijzondere waarde of kwetsbaarheid vooraf. Pitoe mag een item weigeren dat vuil, nat, gedragen tijdens de bewerking, te dik, te klein, gecoat, hittegevoelig, technisch ongeschikt of onvervangbaar lijkt.

16.3. De risicoverdeling uit artikel 5 is van toepassing. Pitoe documenteert bestaande schade of twijfel waar redelijk mogelijk vóór de bewerking.

16.4. Voor minderjarigen laat een ouder of wettelijke vertegenwoordiger het artikel afgeven en maakt die de keuzes. Foto’s van minderjarigen worden niet voor Pitoe-marketing gebruikt zonder afzonderlijke toestemming van de bevoegde ouder of vertegenwoordiger.

17. Eventontwerpen en intellectuele eigendom

17.1. De organisator en Pitoe bepalen vooraf welke ontwerpen beschikbaar zijn. Pitoe mag het aanbod beperken tot namen, initialen, Pitoe-ontwerpen, ontwerpen van de organisator waarvoor rechten zijn bevestigd en andere vooraf goedgekeurde motieven.

17.2. De organisator garandeert dat hij over de nodige rechten beschikt voor door hem aangeleverde eventlogo’s, slogans en beelden en licht Pitoe in over merkhandleidingen of beperkingen. Artikel 9 blijft van toepassing.

17.3. Een deelnemer die een eigen afbeelding aanlevert, moet aantoonbaar over de reproductierechten beschikken. Pitoe hoeft geen juridische zoekopdracht voor elke afbeelding uit te voeren, maar weigert duidelijke of vermoedelijke inbreuken en kan om schriftelijk bewijs vragen.

18. Foto, video en publicatie op events

18.1. Deelname aan de personalisatie of het betreden van de stand geldt niet automatisch als toestemming voor herkenbare marketingfoto’s. Pitoe gebruikt daarvoor een afzonderlijke actieve toestemming, bijvoorbeeld het fotovakje in bijlage 1 of een digitaal equivalent.

18.2. Zonder fototoestemming maakt Pitoe geen gerichte herkenbare beelden van de deelnemer voor publicatie. Productclose-ups worden alleen publiek gebruikt wanneer daarin geen persoon of vertrouwelijk klantmerk herkenbaar is, of wanneer daarvoor afzonderlijke toestemming bestaat.

18.3. Wanneer de organisator zelf foto’s maakt of publiceert, is hij zelfstandig verantwoordelijk voor zijn eigen informatieplicht, rechtsgrond, bewaartermijn en verzoeken van betrokkenen. Pitoe geeft geen fototoestemming door aan de organisator en omgekeerd, tenzij dit transparant en schriftelijk als gezamenlijke regeling is vastgelegd.

19. Annulering, verplaatsing en no-show

19.1. De organisator meldt annulering of datumwijziging onmiddellijk schriftelijk. Pitoe probeert eerst kosteloos naar een beschikbare vervangdatum te verplaatsen. Specifiek aangekochte materialen en reeds uitgevoerde ontwerp- of voorbereidingsuren blijven verschuldigd wanneer ze niet herbruikbaar zijn.

19.2. Wanneer geen vervangdatum wordt overeengekomen, gelden voor professionele eventorganisatoren de volgende redelijke reserveringsvergoedingen over de eventfee, tenzij de offerte een andere aantoonbaar evenredige regeling bevat:

• • meer dan 30 kalenderdagen vóór het event: geen reserveringsvergoeding, behalve niet-recupereerbare kosten;

• • 15 tot en met 30 kalenderdagen vóór het event: 25%;

• • 8 tot en met 14 kalenderdagen vóór het event: 50%;

• • 7 kalenderdagen of minder vóór het event of bij no-show: 100%.

19.3. De vergoeding wordt verminderd met kosten die Pitoe aantoonbaar bespaart en inkomsten die zij redelijkerwijs door een vervangopdracht op hetzelfde tijdstip verkrijgt. Dwingend recht en de evenredigheidstoets blijven gelden.

19.4. Wanneer Pitoe zelf zonder overmacht annuleert, betaalt zij het niet-uitgevoerde deel en het voorschot terug en vergoedt zij redelijke, rechtstreeks aantoonbare kosten waarvoor zij volgens de wet aansprakelijk is. Bij overmacht geldt artikel 10.3 en wordt eerst een vervangdatum of passende vervanging gezocht.

20. Schade op locatie

20.1. Iedere partij is verantwoordelijk voor schade die door haar eigen fout of door personen/materiaal onder haar controle wordt veroorzaakt. De organisator zorgt voor een passende event- en locatieverzekering; Pitoe zorgt voor de voor haar activiteit gebruikelijke verzekering.

20.2. De organisator informeert Pitoe vooraf over huisregels, verplichte attesten en verzekeringsvereisten. Extra verzekeringskosten die niet in de offerte waren voorzien, worden alleen na schriftelijk akkoord aangerekend.

BIJLAGE 1 — Deelnemersverklaring live personalisatie

Te gebruiken op locatie wanneer een deelnemer een eigen artikel laat borduren of bedrukken. Foto-toestemming is bewust afzonderlijk en optioneel.

Event / locatie: ________________________________________________

Datum: ________________________________________________

Naam deelnemer: ________________________________________________

E-mail (alleen indien nodig voor afhaling of fotoverzoek): ________________________________________________

Omschrijving artikel: ________________________________________________

Gekozen ontwerp, tekst en kleur: ________________________________________________

Plaatsing: ________________________________________________

Toestemming voor personalisatie — vereist

☐  Ik ben eigenaar van het artikel of heb toestemming van de eigenaar. Ik geef Pitoe toestemming om het artikel volgens mijn bovenstaande keuze te borduren/bedrukken en begrijp dat dit een onomkeerbare bewerking is.

☐  Ik heb zichtbare schade, kwetsbaarheid, coating, hittegevoeligheid of bijzondere waarde vooraf gemeld. Ik heb de korte eventvoorwaarden gelezen of ter plaatse kunnen inkijken.

Mijn aangeleverde ontwerp — alleen indien van toepassing

☐  Ik bevestig dat ik dit ontwerp zelf maakte of voldoende toestemming/licentie bezit om het te laten reproduceren. Ik begrijp dat Pitoe een verdacht of beschermd ontwerp mag weigeren.

Foto-toestemming — volledig vrijwillig

☐  JA, Pitoe mag gerichte foto’s/video maken waarop ik herkenbaar ben en die gebruiken op de website, sociale media en eigen promotionele communicatie van Pitoe.

☐  JA, Pitoe mag een close-up van mijn gepersonaliseerde artikel gebruiken in haar portfolio en promotionele communicatie, ook wanneer een door mij gekozen naam of ontwerp zichtbaar is.

Geen vakje aangevinkt = geen toestemming. Weigeren verandert niets aan de service. Intrekken voor toekomstig gebruik kan via pitoe.inc@outlook.be. Voor een minderjarige tekent de bevoegde ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Handtekening deelnemer: ________________________________________________

Ouder/vertegenwoordiger bij minderjarige: ________________________________________________

Handtekening Pitoe-medewerker: ________________________________________________

BIJLAGE 2 — Kort bericht voor aan de eventstand

LIVE PERSONALISATIE  Geef je item pas af nadat je ontwerp, kleur en plaatsing hebt gekozen. Door je item vrijwillig af te geven, geef je Pitoe toestemming om de gekozen personalisatie uit te voeren.

Jouw item

• • Je bent eigenaar of hebt toestemming van de eigenaar.

• • Meld kwetsbaarheid, coating, hittegevoeligheid, schade of bijzondere waarde vóór we starten.

• • Personalisatie is onomkeerbaar. Pitoe mag technisch ongeschikte of onvervangbare items weigeren.

Jouw ontwerp

• • Kies uit de goedgekeurde eventcatalogus of gebruik alleen eigen werk waarvoor je de nodige rechten hebt.

• • Beschermde logo’s, personages en afbeeldingen worden zonder aantoonbare toestemming niet uitgevoerd.

Foto’s

• • Je deelname is géén automatische toestemming voor herkenbare marketingfoto’s.

• • Wil je wél op foto of wil je dat jouw item wordt gedeeld? Geef apart toestemming via het formulier/QR-code.

• • Geen toestemming? Helemaal oké — je krijgt dezelfde service.

Vragen of bezwaar? Spreek ons aan of mail naar pitoe.inc@outlook.be.

BIJLAGE 3 — Herroepingsformulier

Alleen invullen en terugzenden wanneer u een overeenkomst op afstand voor een niet-gepersonaliseerd product of een herroepbare dienst wilt herroepen.

Aan: Pitoe, Maes en Boereboomplein 3 bus 71, 8301 Knokke-Heist, België — pitoe.inc@outlook.be

Hierbij deel ik u mee dat ik onze overeenkomst betreffende de verkoop van de volgende goederen / levering van de volgende dienst herroep:

Omschrijving: ________________________________________________

Besteld op / ontvangen op: ________________________________________________

Naam consument: ________________________________________________

Adres consument: ________________________________________________

Datum: ________________________________________________

Handtekening (alleen bij verzending op papier): ________________________________________________

NIET VOOR MAATWERK  Het wettelijke herroepingsrecht is in principe uitgesloten voor goederen die volgens uw specificaties zijn vervaardigd of duidelijk gepersonaliseerd zijn. Dit verandert niets aan uw rechten bij een defect of niet-conform product.

BIJLAGE 4 — Webteksten

Deze korte teksten vervangen de volledige algemene voorwaarden niet. Plaats ze op het beslismoment en link telkens rechtstreeks naar de volledige, downloadbare voorwaarden.

Websiteblok: gepersonaliseerde artikelen

RETOUR & MAATWERK  Gepersonaliseerde artikelen worden speciaal volgens jouw keuzes gemaakt en kunnen daarom niet worden geretourneerd of omgeruild wegens spijt, maatkeuze, smaak of een fout in goedgekeurde gegevens. Is je bestelling beschadigd, verkeerd uitgevoerd of niet conform de goedgekeurde bestelling? Neem dan contact met ons op: je wettelijke garantie blijft uiteraard gelden.

Verplichte checkbox bij checkout

☐  Ik heb de algemene voorwaarden en het retourbeleid gelezen en aanvaard. Ik begrijp dat voor duidelijk gepersonaliseerde artikelen geen wettelijk herroepingsrecht geldt, zonder afbreuk te doen aan mijn wettelijke rechten bij schade, fouten of non-conformiteit.

Laat dit vak leeg bij het laden van de pagina. Bewaar datum, tijdstip, ordernummer en de versie van de voorwaarden die de klant aanvaardde.

Extra checkbox wanneer een dienst meteen moet starten

☐  Ik verzoek uitdrukkelijk dat Pitoe vóór het einde van de herroepingstermijn met de ontwerpdienst/digitalisatie begint. Ik begrijp dat ik bij herroeping een evenredig bedrag voor reeds uitgevoerde prestaties verschuldigd kan zijn en dat ik mijn herroepingsrecht verlies zodra de dienst volledig is uitgevoerd.

Bevestiging via sms, WhatsApp of e-mail

KOPIEERTEKST  Hierbij bevestig ik jouw aanvraag/offerte voor [omschrijving] aan [prijs] met uitvoering/levering rond [datum]. De algemene voorwaarden en het retourbeleid vind je in bijlage of via [rechtstreekse link]. Bevestig pas nadat je ze hebt gelezen. Antwoord “AKKOORD” als je de opdracht, de personalisatiegegevens en deze voorwaarden aanvaardt.

Start pas met ontwerp of productie nadat de klant na dit bericht ondubbelzinnig heeft bevestigd. Bewaar het volledige gesprek samen met de offerte en de meegestuurde voorwaarden.

Goedkeuring van ontwerp of drukproef

KOPIEERTEKST  Controleer spelling, kleuren, afmetingen, plaatsing en aantallen zorgvuldig. Met “PROEF GOEDGEKEURD” bevestig je dat deze zichtbare gegevens correct zijn en mag Pitoe de productie starten. Wijzigingen na goedkeuring zijn alleen mogelijk zolang de productie niet is gestart en kunnen extra kosten veroorzaken.

Bestandsvereisten op uploadpagina

• • Voorkeur: vectorbestand PDF, SVG, EPS of AI.

• • Alternatief: transparante PNG, minimaal 300 dpi op het gewenste afdrukformaat.

• • Geen screenshot, watermerk, wazige afbeelding of bestand dat via sociale media is gecomprimeerd.

• • Lever tekst correct gespeld en vermeld gewenste afmeting, kleur en plaatsing.

• • Pitoe waarschuwt bij een zichtbaar kwaliteitsrisico. Wil je toch met een ongeschikt bestand doorgaan, dan zijn voorspelbare bronbestandfouten voor jouw rekening.